現在使用している販売管理システムに不便や非効率が目立ってきたが、新しいシステムに切り替えるべきか、どう切り替えたらよいのか悩んでいる、という経営者は多くいます。

ビジネスに直結する販売管理システムのリニューアルは、失敗が許されず、多くの手間とコストがかかる決断。迷いや悩みがあるのはよくわかります。しかし、既存のシステムにこだわっていると企業の成長を鈍化させるリスクがあります。

この記事では、販売管理システムの更新を検討している経営者、担当者に向けて、新システムを導入する際に考えるべきポイントをわかりやすく解説しています。業務効率と企業成績の向上に貢献する販売管理システムの構築のためにぜひ参考にしてください。

販売管理システムの見直しはなぜ重要か

多くの経営者は、現在の販売管理システムの不便さや非効率性に悩み、新システムへの切り替えをどう進めるべきか迷っています。

同じデータの二重入力といった非効率な作業だけでなく、システムの操作や管理が属人化して担当者に聞かないと販売状況がわからないなど、情報の風通しの悪さが企業のパフォーマンスを低下させているケースもあります。

そのため、ビジネスの根幹に位置する販売システムの全面的な見直しや入れ替えは、企業に少なからぬ負担を強います。

しかし、長期的な視野に立つなら、従来のシステムで改善をくり返す目先の対策のほうがコスト高になり、企業の成長を鈍化させる要因になります。

一般的に販売管理システムのメリットは次の3点です。

  • 入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーの防止
  • 円滑なデータ共有で生産サイクルのロスを解消できる
  • 経営状況が可視化され、速やかに改善策を打てる

現在使用中のシステムで、実際にこのようなメリットが得られているかを見直してみましょう。

販売管理システムは自社で構築すべき？パッケージやクラウドを利用すべき？

新たな販売管理システムを導入する際は、自社で構築するかパッケージソフトを利用するかの選択肢があります。

この項目では、それぞれの方法で販売管理システムを導入する場合のメリットとデメリットについて解説します。

自社構築のメリット・デメリット

販売管理システムを自社構築するメリットは、自社の販売形態や業務の流れにマッチしたシステムを導入できることです。

デメリットは、ITベンダーとの協力作業になるため、システム構築に多大な手間とコストがかかることです。サーバーの設置費用と合わせると初期費用が高額になります。

また、導入後にサーバーの保守管理にコストがかかるのもデメリットです。

パッケージソフトを利用するメリット・デメリット

パッケージソフトを利用するメリットは、システム構築やサーバー設置などの初期費用がかからない点です。中小企業にとって導入のハードルが下がります。

デメリットは、パッケージをそのままは使えず、自社に合わせてカスタマイズしなければならないことです。導入時のカスタマイズはITに詳しい専門のサポートが必要で、それなりの費用がかかります。

また、クラウドで提供されるパッケージの月額利用料金が発生し、契約によってユーザーの数が限定されるのもデメリットです。

クラウド型選択するメリット・デメリット

自社構築・パッケージの何れにせよ、販売管理システムを自社にサーバーを用意し、そこにインストールしている場合が多くあると思います。しかし、働き方の多様化やデバイスの高度化に伴い、クラウド型で社外やスマートフォンから利用するニーズは高まるいっぽうです。

そこで選択肢としてクラウド化して、社外からのログインで利用できるようにするということも出てきます。もちろん社外からVPNで社内サーバーに接続するということもありますが、今回はあくまでもクラウド上のソフトを自社販売管理として使う場合のメリットデメリットを提示したいと思います。例としてはKintoneやSalesforce、Zohoのようなカスタマイズアプリケーションを構築できる環境での構築となります。

クラウドでの構築メリット

  • 社外・スマホからアクセスし易い
  • APIが利用でき、他のクラウドサービスと連携しやすい
  • サーバーや開発言語のメンテが不要
  • CRMやSFAと統合した環境に構築できる（SalesforceやZohoで構築した場合）

クラウドでの構築デメリット

  • サブスクリプション型式での課金
  • オンプレミス型よりもソフトの入力に時間がかかることがある

（サーバー/PCインストール型のソフトほどレスポンスが良くない）

上記がメリット・デメリットになるかと思います。特に最近はCRMのカスタマイズ性が向上し、SalesforceやZohoなどのクラウド環境にCRM/SFAとデータ連携した形で販売管理まで構築するケースが増えています。当社としては、データの一元管理と保守メンテの容易性やコスト面からこのクラウド型での構築をおすすめしています。

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販売管理システムの構築ポイント

自社に合った販売管理システムを構築する、あるいは自社に合わせてカスタマイズする際に留意すべきポイントについて解説します。

目的を明確化する

従来の販売管理システムを新しいものに切り替えるにあたっては、なぜ手間とコストをかけて新しいシステムを導入するのかという目的を明確にすることが必要です。

言い換えると、従来のシステムのどこが不便だったのか、将来を見すえてどこに問題があるのかなどの課題を明らかにしておく必要があります。

たとえば、次のような販売管理システムの課題が想定されます。

  • 社内・特定PCからのアクセスだけに限定されており不便
  • データ転記や二重入力で担当者の負担が大きい
  • 部署間で販売情報が共有されず活用されていない
  • 販売状況の変化に気づかず、対応が遅れがちだ
  • 消費税などの制度改正に迅速に対応できるシステムにしておきたい
  • CRMやSFAを別で導入したがデータ連携しておらず不便

新システムの目的を明確にしないまま切り替えると、手間とコストをかけてもあちこちに課題が解決しないまま残ることになりかねません。

販売管理業務を棚卸しする

在庫管理や購買管理を含む販売管理の業務は多岐にわたります。新システムの導入目的を実現するには、業務の流れを棚卸しして全体的に見直してみる必要があります。業務プロセスの棚卸しは、販売管理の課題を解決するポイントが具体的な業務の流れのどこにあるのかを発見するために欠かせない作業だからです。

また、販売管理業務を棚卸しする上で、営業活動からの一貫性を持って棚卸しすることが重要です。販売管理業務は単体業務ではなく、前後の営業活動を含めて一連の業務であり、本来であればこれらの業務に関するデータは一元化されるべきだからです。

予算と工数を踏まえて外注化も視野に入れておく

オンプレミスで自社独自のシステムを構築する場合はもちろん、パッケージソフトを利用する場合も、導入時のカスタマイズは予算と工数を踏まえて外注を視野に入れておく必要があります。また前述したクラウド環境に構築する場合も同様です。比較的簡単にカスタマイズができそうなクラウド型のソフトであっても販売管理業務は個別性が高く、クラウド型のソフトを熟知しているスキルのある外注先への外注が有力な選択肢になります。

外注によって、専門家のサポートを得ながら業務フローを見直すことで、課題の解決につながるシステムの構築やパッケージソフトの導入時カスタマイズが可能になります。

パッケージソフトやクラウドだからといって、充分に事前準備をせずに運用をスタートしてしまうと、さまざま不都合が生じて修復・調整にかえって手間とコストがかかってしまうケースが少なくありません。

販売管理システムなら「Zoho」がおすすめな理由

Zoho CRMは、中小企業で使いやすいツールをコンセプトに開発されたCRM（顧客関係管理）ツールです。世界で25万社以上が導入し、1億人超のユーザーがいます。

低コストで導入でき、エクセルや他社CRMツールからのデータ移行も簡単です。操作も直感的でわかりやすいので導入後の定着率も期待できます。

カスタマイズ性が高く自社開発に近いシステム構築もできるので、中小企業にとってメリットの多いクラウド型のソフトです。ZohoCRMの中でCRM環境と合わせて販売管理環境を構築することもできます。標準的にCRM内には簡易的に在庫や請求書、仕入先などを管理するデータタブが用意されており、在庫管理などが煩雑ではない会社においてはCRM内のカスタマイズを行うことで十分な販売管理業務を行うことができるようになります。

更に、Zoho CRMはZohoアプリケーションの**「Zoho Inventory」**と組み合わせることで、販売管理のさまざまな課題を解決する効率的かつ可視化された販売管理システムの構築ができます。倉庫が多拠点に渡ったり、在庫ロット毎の賞味期限や分割出荷などを行う必要がある場合はこのツールを組み合わせて使うことで強力な在庫管理システムを自社のCRMと一気通貫でシステム構築できます。

「Zoho」で購買管理、在庫管理などの販売管理業務ができる

前述の通り、Zoho CRM単体でもある程度の販売管理業務が行えるのと、Zohoの関連アプリであるZoho Inventoryを連携させることで、より強力に在庫管理、購買管理をシームレスに連動し、可視化することが可能です。更にZohoCRMとZohoInventoryはそれぞれ、この手のソフトウェアの中では圧倒的に低価格な分類になりますので、カスタマイズを含めたとしてもコスト面でも有力な選択肢になると思います。

【ZohoInventoryまで含めたZohoの販売管理システムでできること】

  • 顧客データと注文・販売データが自動で同期するので、二重入力やデータの手転記が不要になり、作業が効率化する
  • 販売や在庫の状況をつねにリアルタイムで把握手出来る
  • シリアル番号による追跡機能を使用すると、倉庫内のすべての商品の動きを確認でき、在庫調整を徹底管理できる
  • 発注書、後積注文書、直送注文書を単一の在庫管理サービスで作成できる
  • 顧客管理機能と連携するので、注文データの分析やメールマガジンの配信が可能になる
  • zohoの会計アプリと連携させることで、会計業務をすべてzohoでじっしすることもできる
  • 今までExcelで販売管理をしていた場合は、zoho Sheetというスプレッドシートを用いて販売業務を実施できる
  • モバイルで外出先からデータの入力や確認ができる

zohoの販売管理システムを導入することで、複数ツールにまたがって販売管理をするデメリット（データの転記・移動に手間がかかる、それぞれのツールのUIが違うので見にくい、など）が解消します。

既存販売管理システムからのデータ移行も可能

既存の販売管理システムをリニューアルしたい場合、追加したい項目や機能が増えて自作が難しくなることはよくあります。また、過去のデータを新しい環境に合わせてコンバートして移行することが必要になります。

Zohoならこれまでの仕組みやデータを移行することができます。

既存システムのデータをZohoに合うように項目を加工したうえで、そのファイルをCSV形式にして一括移行します。この際にデータ同士のリレーションを担保する必要があり、難易度は高めの作業となりますので、経験のある外部のプロフェッショナル企業に委託することも有力な選択肢となります。

効率的な販売管理システムを作成して業績向上を達成しよう

「不便を感じながらも既存の販売管理システムを手直ししながら使用している」という状況は、企業のパフォーマンスを低下させ、成長を鈍化させる要因です。

しかるべき時期における販売管理システムの見直しは、業務効率化のためだけでなく、必要な情報をいつでも関係者が共有できるために、販売状況を可視化して戦略的に対応するために必須のテーマです。

システムを自社構築する場合も、パッケージソフトを導入する場合も、販売管理システムをリニューアルするにあたっては、従来のシステムのどこが不便だったかを明確にしておかなければなりません。その上で業務フローを棚卸しして具体的な改善ポイントを把握します。

パッケージソフトには初期費用の負担が少ないメリットがあります。その中でも中小企業におすすめできるのは、使いやすくコスパのよいzohoです。

弊社ではZoho CRMの導入やZoho CRM上で今回ご紹介したような販売管理システムの構築・連携を成功させる伴走型の導入支援サービスを提供しています。実際にオンプレミスで稼働していた販売管理システムをZoho CRMへ移行した株式会社日本統計センター様の事例も、あわせてご覧ください。販売管理システムを作り直したい方や新たに構築したい方はぜひ下記からお気軽にご相談ください。

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よくある質問

販売管理システムは自社構築とパッケージ、どちらがよいですか？

自社構築は自社の販売形態や業務の流れにマッチしたシステムを作れる反面、ITベンダーとの協働となり構築の手間とコストが大きく、サーバー設置費用も含めて初期費用が高額になります。導入後の保守管理費も必要です。パッケージソフトは初期費用がかからず中小企業でも導入しやすい一方、自社に合わせたカスタマイズが前提で、その費用と月額利用料が発生します。

クラウド型で販売管理システムを構築するメリットは何ですか？

社外やスマートフォンからアクセスしやすい、APIが利用でき他のクラウドサービスと連携しやすい、サーバーや開発言語のメンテナンスが不要、CRMやSFAと統合した環境に構築できるという4点です。デメリットはサブスクリプション型の課金が続くことと、オンプレミス型に比べて入力時のレスポンスが劣る場合があることです。

販売管理システムを見直すとき、最初に何をすべきですか？

目的の明確化です。なぜ手間とコストをかけて新システムを導入するのか、従来のシステムのどこが不便で、将来を見すえてどこに問題があるのかを言語化します。社内・特定PCからしかアクセスできない、データの二重入力が負担、部署間で販売情報が共有されない、制度改正に対応しづらい、CRM／SFAとデータ連携していない、といった課題が典型例です。

販売管理業務の棚卸しはなぜ必要ですか？

在庫管理や購買管理を含む販売管理業務は多岐にわたるため、課題を解決するポイントが業務の流れのどこにあるのかを特定するには棚卸しが欠かせません。加えて重要なのは、営業活動からの一貫性を持って棚卸しすること。販売管理は単体業務ではなく前後の営業活動を含む一連の業務であり、本来これらのデータは一元化されるべきだからです。

Zoho CRMだけで販売管理はできますか？

できるケースがあります。Zoho CRMには標準で在庫・請求書・仕入先などを簡易的に管理するデータタブが用意されており、在庫管理が煩雑でない企業であれば、CRM内のカスタマイズで十分な販売管理業務を行えます。多拠点の倉庫、在庫ロットごとの賞味期限管理、分割出荷などが必要な場合は、Zoho Inventoryを組み合わせることで一気通貫の在庫管理システムを構築できます。

既存の販売管理システムからデータ移行はできますか？

可能です。既存システムのデータをZohoに合うように項目を加工し、CSV形式で一括移行します。ただしデータ同士のリレーションを担保する必要があり、難易度は高めの作業です。移行の失敗は運用開始後に大きな手戻りを生むため、経験のある外部のプロフェッショナル企業に委託することも有力な選択肢となります。