Zoho CRM導入を成功させるには！成功のカギを握るのは「初期構築」
中小、ベンチャー企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです。中小企業やベンチャーにとって、顧客との関係構築は事業の成長に不可欠です。そしてそのための強力なツールとして、多くの企業が注目しているのがCRMです。
中でも、機能豊富で柔軟性が高いZoho CRMは、導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。当社ではほとんどの中小企業・ベンチャー企業によってコストパフォーマンスを含めたベストな選択肢はZohoCRMであると考えています。（関連リンク＞＞）
Zoho CRM導入はカスタマイズもしやすく直感的に使える点が人気ですが、組織全体でCRM導入と運用定着を成功させるためには、適切な全体設計を行い、導入計画を立て、運用を開始しなければ、せっかくの投資が無駄になってしまう可能性もあります。本記事では、Zoho CRM導入でわたしたちが見てきた失敗事例を紹介し、成功のポイントについて解説します。
ZohoCRMの導入失敗事例
Zoho CRM導入は、顧客管理の効率化、営業力強化、顧客満足度向上など、多くのメリットをもたらす一方で、適切な計画や運用がなければ、期待した成果を得られない可能性もあります。せっかくの投資が無駄にならないよう、導入前に失敗事例から学ぶことは非常に重要です。
1.現場のデータ入力が負担となってデータが蓄積しない
「現場の意見を最大限に反映させよう」と、Zoho CRMのデータ設計を現場の担当者の意見を積極的に反映したA社のケースです。顧客情報、商談情報、活動履歴など、あらゆる項目を細かく設定し、詳細なデータ入力ができるように設計しました。
しかし、いざ運用時になると現場担当者から「入力項目が多すぎて、時間がかかりすぎる」「入力漏れが多い」といった声が続出する事態に陥り、結果的に運用が定着しませんでした。データ項目を設計する際に、現場の視点だけではなく実運用時を見据えて検討をすることも必要でした。
2.内部データや設定の複雑化
Zoho CRMはCRM、SFAとして活用するだけであれば難しい設定は必要ありません。順調に使い始められたことから他の業務プロセスとの連携やお問い合わせ対応、データのインポートなどの設定も自社で行ったB社のケースです。専門知識がない担当者が安易にカスタマイズを試みた結果、設定が複雑化し、今まで使っていた画面が急に変わったり、データが消えてしまうという事態になってしまいました。
このように安易な設定は、他の業務に影響を与えてしまい、エラーが発生することもあり得ます。業務プロセスから連携の全体像をふまめて最適なアプリの選定、カスタマイズ設計にはZohoのカスタマイズ機能等に関する専門的な知識が必要となります。
3.データの可視化や活用がされない状況
カスタマイズがうまくできて、現場によるデータ入力の運用がうまく行ったとしてマネージャが見るデータをダッシュボードやレポートでうまく表現できないことがあります。これは前段の事例2におけるカスタマイズを行う場合に、「データ構造」に配慮されているかどうか、がポイントになります。
統計や集計、マネジメントで確認したい数値やデータをイメージしたうえでデータ構造を作り上げていく必要があるのです。特にカスタマイズの段階で「あれも」「これも」とデータの項目を追加してしまうと後からダッシュボードを作るときの混乱の元になったり、データ構造が複雑になる原因となっていまいます。
成功の鍵を握るのは「初期構築」と「Zoho認定パートナー」
CRMは現状の業務や体制、社員のリテラシー等に合わせて初期構築をしっかり行うことができるか、ということが非常に重要になります。これができていないことで先に上げたような失敗例が出てきてしまいます。Zohoは扱いが比較的簡単なツールであると申し上げましたが、とはいえ担当者の方が片手間で学習しながら初期構築を行うにはあまりにも機能が多すぎます。
よって当社は「Zoho認定パートナー」による初期構築の支援が重要であると考えています。 Zoho認定パートナーは、Zoho CRMの専門知識を持ち、豊富な導入実績とノウハウを有しています。導入計画から運用サポート、保守まで、あらゆる面でサポートを提供できるので、安心して導入を進めることができます。
Zoho認定パートナーが提供する具体的なサポート内容
１、導入計画の策定と実行
お客様の業務内容や課題を理解した上で、最適な導入計画を策定し、スムーズな導入を支援します。また、導入後の運用方法や注意点についても丁寧に説明し、担当者の理解を深めます。
２、カスタマイズとシステム設定
Zoho CRMは豊富な機能を備えていますが、そのままでは自社の業務に合わない場合があります。Zoho認定パートナーは、自社の業務フローや運用ルールに合わせた最適なカスタマイズを行い、使いやすく効率的なシステム構築を支援します。
３、運用サポートと保守
Zoho認定パートナーは、導入後も継続的なサポートを提供します。操作方法に関する質問やトラブル発生時の対応、システムの更新や保守など、様々なサポートを通じて、安定した運用を支援します。
最適なZoho認定パートナーの選び方
Zoho認定パートナーは公式サイトから要望、地域に合わせて検索することができます。パートナーの選び方については詳しく別途ご説明したいと考えていますが、必ず聞いておいた方がよい三つのポイントをご紹介します。
業界・企業規模への理解と実績
同業他社、同規模程度の企業に対する導入実績があるかはまず確認しましょう。自社の業態に知見がなければ、Zoho導入の前に業務プロセス自体の理解に時間がかかり、全体の設計も難しいでしょう。また、大手企業での実績は多くても、中小やベンチャー企業の実績が乏しければ、予算に合わせた提案、サポートが実現できるか不透明です。
導入支援体制とサポート体制
導入支援と一言で言っても、提供できるサービスの範囲は各社それぞれです。導入するエンジニア力だけではなく、自社の業務プロセスや課題を理解して最適な設計を提案できるコンサルティング力も必須です。また、初期設計・データ移行のサポートも確認したいところです。そして、最も大事なことが運用サポート面です。導入後も継続的に運用サポートを提供してくれるか、具体的には定期的なシステムのチェック、操作方法等に関する社員からの問い合わせ対応、機能追加など、今後も変化に対応するシステムを構築できるか判断しておきましょう。
認定パートナー一覧：https://www.zoho.com/jp/partners/find-partner.html
認定パートナーと歩む、導入成功への道のり
認定パートナーと導入プロジェクトを進めるには、どのような流れになるのか当社の導入支援サービスに基づき、ご紹介します。すぐに詳しい内容を知りたい方は本記事をご参照ください。
URL：https://www.crmsupportcenter.com/zoho-consulting-service
STEP1. 現状の業務課題の把握
まずは現状のヒアリング、分析、全体の設計から始めます。主にマーケティング、営業、販売管理（見積もり〜請求）プロセスを対象として企業の現状における課題や目標、業務プロセスなどを詳しくヒアリングします。
STEP2. 理想的な業務フローの共有
STEP1のヒアリング内容をふまえ、理想的な営業や業務プロセスをご提案します。理想的なフローについて合意が取れたら、後はパートナーにお任せです。どのようにシステムに落とし込んでいくかを提案内容を設計します。
STEP3.最適なZoho実装内容の策定
ZohoにはAPI連携以外にも、55の業務アプリがあります。ヒアリング結果に基づき、最適なZoho CRMの活用方法、組み合わせ、業務フローを構築できるのはZohoパートナーの強みです。無駄な設定やカスタマイズ、時間のかかるZoho関連のスキルの習得や機能の理解をスキップし、効率的にZohoの導入を進めることが出来るようになります。
ここまでで設計は終わり、いよいよ本格運用に進んでいきます。データ移行から導入後のサポートについては当社サイトに詳細がありますので、詳しく知りたい方は本記事またはぜひ無料相談をご利用ください。https://www.crmsupportcenter.com/crm-customization
アカウント開設＆データ移行
Zoho CRMアカウントの開設、ユーザー設定、権限設定なども当社が伴走支援します。その後、重要なデータ移行に進みます。。見込客から既存の顧客情報や取引履歴など必要な情報をすべてZohoへ移行します。データは会社の一番の資産であり、センシティブな作業です。ここはぜひプロである当社にお任せください。データ移行が終われば細かなシステムの設計です。業務フローやプロセスに合わせて、必要な機能や画面のカスタマイズを行います。
導入・トレーニング
設定が完了後、実際にシステムのプレ稼働を始めます。いきなり全員で活用するのではなく、まずはスモールスタートから慎重に進めましょう。活用される社員の方に向けてシステム操作方法、機能説明などを丁寧に行います。この際にマニュアルなども用意しておき、スムーズな運用開始へと努めます。
継続的な伴走型支援
機能のアップデートや、課題に対する改善提案を行います。また、業務や状況の変化に合わせて、必要な機能を追加したり、システムをカスタマイズしたりします。マニュアルをいくら用意していても実際に運用が始まれば細かな改善要望や不具合なども発生します。そのような時にそなえて、ユーザーからの質問対応やトラブルシューティングなど、継続的なサポートを提供します。私たちは、導入から運用までみなさまのニーズに合わせて様々なサポートを提供します。、ぜひ、安心してZoho CRM導入を進めたいお客さま、まずは無料でご相談ください。＜CTA＞
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Zoho CRM導入は、適切な計画とパートナー選びが成功の鍵となります。Zoho認定パートナーは、導入から運用、保守まで、あらゆる面でサポートを提供し、安心してZoho CRM導入を進められるように支援できます。ツールの導入業者ではなく、貴社の業務全体像を把握しながら最適な組み合わせをご提案し、持続可能な企業の成長に貢献するために伴走するパートナーだと自負しています。Zoho CRM導入プロジェクトを成功させたい、安心して運用したいとお考えなら、ぜひZoho認定パートナーである当社にご相談ください！
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