セールスフォースとサイボウズからZohoへ移行するって意外と簡単

地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika（エティカ）CRMサポートセンターです！

今回はセールスフォースとサイボウズをお使いのお客様が、Zohoへ移行した事例についてご紹介します。

～移行した企業様の活用状況～

・営業活動はセールスフォースで管理

・社内のスケジュール管理/申請/日報はサイボウズで管理

ツールの費用を抑えるため、営業の方のみセールスフォースを利用し、サイボウズは全社員で利用するといった使い分けをされている企業様でした。

今回は、ツール費用をさらに削減しつつ、複数のツールにまたがっていた状況を改善すべく、Zohoを導入いただきました。

PR：SalesforceからZohoCRMへの移行支援サービス

セールスフォースとサイボウズからの移行概要

・営業活動

セールスフォースの営業活動（見込み客/取引先/商談/連絡先/レポート）をZoho CRMへ

・メルマガ配信

エクセルで管理していたメルマガ配信対象者リストをCRMへ移行し、宛先はZoho campaignsに連携

・カレンダー

社内のスケジュール管理はZoho calendarへ

・ワークフローと日報

申請書のワークフローと日報はZoho Connect内の独自アプリへ

・名刺アプリ

名刺アプリに保存されていたデータもCRMへ移行し、Zoho CRMと連携している「Card Scanner」へ変更

※今回はZoho Connectを契約し、無料のZoho calendarをリンク付けしたタブを設置しました

移行について1つでもご興味をお持ちいただけましたら、一度無料相談をお勧めいたします。

・営業活動

まずはそれぞれのタブの項目を一致させます。

セールスフォースでは「取引先担当者」タブでしたが、Zohoでは「連絡先」タブとなります。

他にも、セールスフォースでは「役職」の項目が、Zohoでは「職位」というように、名称が少し異なるものもありますので、一致するようにしていきます。

次に、セールスフォースからデータをダウンロードします。

方法としては、ダウンロード用のレポートを作成し、データをエクスポートします。

ただし、ToDoとして登録されているものはレポートからはダウンロードできませんので、セールスフォースの管理者アカウントからダウンロードしてください。

セールスフォースのToDoはZohoのタスクと同義となります。

そして、ダウンロードしたデータをZohoへインポートして、各データの紐づけまで行います。

データのインポートが完了したら、レポートタブで、セールスフォースで作成していたレポートを再現します。

これでセールスフォースからのデータ移行は完了しました。

・メルマガ配信

これまでエクセルで管理していた、メルマガの配信対象者リストをCRMの中に取り込んでしまいます。

宛先はCRMの中の見込み客と連絡先タブに集約されます。

この2つのタブには「メール対象外（オプトアウト）」の項目があります。

この項目にチェックが入っているとメルマガ配信対象外とみなされます。

チェックが入っていない宛先のみZoho campaignsに連携され、メルマガ配信対象とすることができます。

昨今、迷惑メール対策が厳しくなる中で、Zoho campaignsは、受信者ご自身で配信停止にすることができ、法令を遵守しています。

受信者が配信停止にした場合でも、CRM上でチェックが入り、確認できる仕様となっております。

さらに、Zoho campaigns では配信したメールの分析レポートが確認可能です。

メールが開封されたか、メール文面のリンクをクリックしてくれたかどうか、さらにはその操作をどのメールアドレスの誰が行ったかを確認することができます。

Zoho campaignsは無料でもご利用が可能ですが、配信対象者をより詳しくセグメント分けしたい場合には、有料化することで設定が可能となります。

例えば、お問い合わせフォームの設問でAと答えた人にはAについてのメルマガ、Bと答えた人にはBについてのメルマガなどと分けて配信することも可能です。

・カレンダー

続いて社員のスケジュール管理です。

Zoho calendarは無料プランでの利用が可能です。

※会議室等設備予約が必要な場合は有料化が必要です。

Zoho calendarはリンクでWebタブとして設定ができますので、

Zoho CRMやZoho Connectなど他のツールにおいて、タブとして設置できます。

・ワークフローと日報

Zoho Connectでは独自アプリという機能があります。

今回はこの機能を利用して、出張申請や交通費申請など社内のワークフローと日報を再現しました。

日報はよりフランクな形式であれば、Connectにチャンネルやフィールドという機能もあります。

独自アプリでは承認者を設定した承認ワークフローの設定も可能です。

また、社員の個人情報に関わる住所変更申請などの場合は、データの閲覧者を制限する設定もできます。

独自アプリでのワークフローの設定は、別の記事に詳細な記載がありますので、ぜひご覧ください。

・名刺アプリ

Zoho CRMと連携している無料の「Card Scanner」アプリがあります。

操作方法については、こちらのサイトを御覧ください。

名刺を撮影後、画像から文字起こしされ、間違いがないかチェックしたあとでCRMへ送信します。

移行をご検討中の方へ

いかがでしょうか。

今お使いのツールを変えるというのは、抵抗感もあり煩わしいと思いがちですが、長期的に見れば費用を抑えつつ、同程度のシステム環境を利用することができます。

設定完了後には、設定内容に合わせたマニュアルをご用意し、丁寧に操作説明をさせていただきますので安心です。

興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。

業務内容に合った最適なご提案を致します。

費用がはっきりしている「初期設定パッケージプラン」もご用意しております。

すでにご利用いただいているお客様は、1ヶ月程度ですぐにご利用が可能となりました。

よくある質問

セールスフォースからZohoへのデータ移行はどう進めますか？

まずタブと項目の名称を一致させます（セールスフォースの「取引先担当者」はZohoの「連絡先」、「役職」は「職位」など）。次にセールスフォース側でダウンロード用のレポートを作成してデータをエクスポートし、Zohoへインポートして各データの紐づけを行います。最後にレポートタブで従来のレポートを再現すれば移行完了です。ToDoはレポートからダウンロードできないため、管理者アカウントから取得してください（セールスフォースのToDoはZohoのタスクにあたります）。

移行にはどれくらいの期間がかかりますか？

本事例では、費用がはっきりしている初期設定パッケージプランをご利用いただき、1ヶ月程度で利用を開始いただけました。移行範囲やデータ量、再現したい業務プロセスによって期間は変わるため、個別にご相談ください。

サイボウズで使っていた申請ワークフローや日報はZohoで再現できますか？

Zoho Connectの「独自アプリ」機能で再現できます。本事例では出張申請や交通費申請などのワークフローと日報を独自アプリで構築しました。承認者を設定した承認ワークフローや、住所変更申請のように個人情報を扱う場合の閲覧者制限も設定可能です。日報をよりフランクな形式にしたい場合は、Connectのチャンネル機能も使えます。

移行後に追加費用がかからないアプリはありますか？

Zoho Calendarは無料プランで利用でき、リンクをWebタブとしてZoho CRMやZoho Connectに設置できます（会議室など設備予約が必要な場合は有料化が必要）。Zoho Campaignsも無料で利用可能ですが、配信対象者を詳しくセグメント分けしたい場合は有料化が必要です。名刺取り込み用のCard Scannerも無料です。

ツールを変えるのは現場の負担が大きくないですか？

抵抗感や煩わしさを感じられるのは自然なことですが、長期的に見れば費用を抑えつつ同程度のシステム環境を利用できます。当社では設定完了後に、その企業の設定内容に合わせたマニュアルを用意し、丁寧に操作説明を行っています。移行を機に、ツールの仕様を現在の業務と照らし合わせて見直す好機にもなります。