データクレンジングは、ビジネスプロセスや意思決定に不可欠な正確で信頼性の高いデータを確保するための重要なステップです。特に、データ構造を十分に考慮せずにデータを蓄積してしまった方々、またはさまざまなデータベースから処理を施さずにデータを統合してしまった方々にとって、データクレンジングは特に重要です。これらの状況は、データの紐付け作業時に複雑さを増す原因となります。
このプロセスでは、データセット内の不正確、不完全、または不適切なデータを識別し、修正または削除することによって、データの品質を向上させます。ZohoOneを使用している方々で、データクレンジングの方法を模索している方々にとっても、このプロセスは有益です。高品質のデータは、顧客満足度の向上、効率的なリソース管理、そして最終的には事業成果の向上に直結します。
ビジネス環境において、データは日々膨大な量で生成されます。このデータは、顧客情報、取引記録、市場動向など、さまざまな形で存在します。しかし、データが不正確であったり、重複していたりすると、誤ったビジネス決定につながる可能性があります。例えば、重複した顧客レコードはマーケティングの効果を損なう原因となり、売上機会の損失につながることもあります。
データクレンジングのプロセスは一般に、以下のステップで構成されます：
データクレンジングは、データの整合性を保つだけでなく、企業の信頼性と評判を保つ上でも重要な役割を果たします。適切なデータクレンジングの実施により、企業は正確なデータに基づいた意思決定を行うことができ、長期的なビジネス成果を促進することができます。このガイドは、特に構造化されていないデータセットを扱っている方々や、異なるソースからのデータを統合する際に困難を感じている方々に向けたものです。
ZohoDataPrepは、データクレンジングと統合プロセスを効率化する強力なツールです。このアプリケーションを使用することで、ユーザーはデータセットの品質を向上させ、ビジネスの意思決定に役立つ正確なデータを得ることができます。ZohoDataPrepの操作方法を理解し、適切に活用することが重要です。
ZohoOneを使用している場合は、ZohoOneのダッシュボードから左側のメニューを介してZohoDataPrepにアクセスできます。ログインしたら、新しいワークスペースを作成します。ワークスペースは、特定のデータクレンジングプロジェクトまたはタスクに関連するデータと設定を管理するための領域です。
次に、「データセットを追加」ボタンを使用してデータセットを追加します。
ここでは、ZohoCRMからのデータインポート、必要なカラムの選択、インポートするデータの日付範囲の設定などが行えます。データがインポートされると、ZohoDataPrepはデータセットを分析し、利用可能なカラムを表示します。クレンジングが必要なカラムに対してフィルタリングやソートを行います。
クレンジングプロセスでは、ZohoDataPrepは空白の削除、データの統合、値の置き換えなど、さまざまな操作を提供します。これらの操作は、右クリックメニューからアクセスできる「クレンジングのメニュー」を通じて行われます。プレビュー機能を使用して、クレンジング操作の結果を確認することができます。
最後に、クレンジングされたデータはエクスポートされ、CRMシステムなどの他のシステムに統合されます。これにより、データの整合性とアクセス性が向上し、全体的なビジネスプロセスが効率化されます。
効果的なデータクレンジングプロセスの基礎を築くためには、ZohoDataPrepを使用してデータセットを追加し、初期設定を行うことが重要です。この段階での正確な設定は、後続のクレンジング作業の効率と効果に大きな影響を与えます。
まず、ZohoDataPrepのワークスペース内で「データセットを追加」ボタンをクリックします。次に、ZohoCRMからインポートするデータを選択します。ここでは、適切なデータソースを選択し、インポートするデータの範囲を設定することが重要です。例えば、特定の期間のアカウント情報や取引記録を選ぶことができます。
データセットが追加されたら、ZohoDataPrepはインポートされたデータを分析し、利用可能なカラムを表示します。この段階で、データの品質を確認し、必要に応じて特定のカラムを選択または除外します。カラムの選択は、後続のクレンジング作業に直接的な影響を与えるため、慎重に行う必要があります。
また、インポートされたデータの初期評価を行うことも重要です。ここでは、データに存在する可能性のある問題点や不整合を特定し、それらを解決するための戦略を立てます。これには、重複したレコードの特定や、不完全なデータフィールドの修正などが含まれます。
データセットの準備が完了すると、クレンジングプロセスに進むことができます。この段階での丁寧な作業は、データクレンジングの品質と効率を大きく向上させるために非常に重要です。
後述のステップをおこなうことで、下記のサンプルのようにCRMで表記ゆれが発生しているデータのクレンジングをおこなうことができます。
データのクレンジングプロセスは、データセットの品質を向上させ、ビジネスにおけるデータの信頼性と有用性を保証するために不可欠です。ZohoDataPrepを用いて、このプロセスを効率的に実行することが可能です。
まず、インポートされたデータセットを検査し、クレンジングが必要な領域を特定します。これには、空白の削除、誤ったデータの修正、重複データの排除などが含まれます。ZohoDataPrepでは、これらのタスクを直感的なインターフェースを通じて簡単に行うことができます。
例えば、アカウント名に空白が含まれている場合、ZohoDataPrepの「空白を削除」機能を使用してこれを除去します。また、異なる形式で入力された同一のデータを統一するために、データの置換や統合機能も利用できます。このような操作は、データの一貫性を保ち、分析やレポート作成の正確性を向上させます。
クレンジング操作を行う際には、プレビュー機能を使用して、変更が予定通りに適用されていることを確認します。これにより、誤った操作によるデータの損失や不整合を防ぎます。必要に応じて、操作を調整し、最適な結果を得るための微調整を行います。
クレンジングプロセスが完了すると、データはより整理され、分析に適した形式になります。これにより、ビジネスの意思決定においてより信頼性の高い情報が提供されるようになります。
データクレンジングプロセスが完了した後、次に重要なステップはクレンジングされたデータをエクスポートし、CRMシステムや他の関連システムに統合することです。このプロセスは、クレンジングされたデータを実際のビジネスプロセスに活用するための橋渡し役を果たします。
ZohoDataPrepでは、クレンジングプロセスを完了したデータセットを簡単にエクスポートできます。エクスポート機能を使用することで、データを必要なフォーマットで保存し、他のシステムにアップロードすることが可能です。この段階で、エクスポートするデータの形式や含めるべきデータフィールドを選択することが重要です。
今回の例として、エクスポートされたデータはZohoCRMに統合します。ZohoCRMは、顧客情報、販売履歴、市場動向などのデータを管理し、ビジネスの意思決定を支援するための重要なツールです。クレンジングされたデータをZohoCRMに統合することで、データの一貫性、正確性、およびアクセス性が向上し、結果的にビジネスの効率と成果が改善されます。
また、他のシステムにデータを送ることも、統合することも可能です。データの統合プロセスでは、CRMシステムへのデータのアップロード、既存データとの統合、およびデータの整合性の確認などが行われます。このプロセスは、データの品質と一貫性を保持するために、慎重に実行される必要があります。
CRMへデータのアップロードが完了したあと、CRMのメニューから重複データの一括検索と統合からデータ整理をおこないます。
データクレンジングプロセスの完了後、今後のデータ管理と運用についての計画を立てることが重要です。効果的なデータ管理は、ビジネスの成長と成功に不可欠です。継続的なデータ品質の維持と監視は、組織全体でのデータ駆動型意思決定をサポートし、競争力の強化に貢献します。
まず、定期的なデータクレンジングのスケジュールを設定します。ビジネスデータは常に変化しており、新しいデータが追加され、既存のデータが変更されるため、定期的なレビューと更新が必要です。ZohoDataPrepなどのツールを使用して、定期的なデータクレンジングを自動化し、データ品質の一貫性を保ちます。
次に、データ品質の基準とKPI（重要業績評価指標）を定義します。これには、データの完全性、一貫性、正確性などが含まれます。これらの基準とKPIを用いて、データ品質の監視と評価を行い、必要に応じて改善策を実施します。
また、データセキュリティとプライバシーの維持にも注意を払う必要があります。特に個人情報を含むデータを取り扱う場合、適切なセキュリティ対策とプライバシー保護措置を講じることが重要です。
最後に、データ管理の責任とプロセスを明確にし、関連するチームや個人がその役割を理解し、適切に行動できるようにします。これにより、組織全体でのデータ品質の向上と、効果的なデータ利用が実現されます。
ZohoDataPrepを使用することでデータ整理作業の時間を大きく削減したA社の導入例をご紹介します。
A社では複数のサイトで蓄積したデータをZohoCRMへ取り込む処理を毎月行っていましたが、それぞれのサイトで項目の名称やデータの種類が異なるためデータの整理に多数の時間を要していました。例えば、
＜aサイトからのエクスポートデータ＞
＜bサイトからのエクスポートデータ＞
上記のように「氏名」一つを取っても、姓名の分類の有無や先頭行の名称違いなど多くの修正点があります。このようなデータが、サイトやアプリごとに存在するため、データ成形作業に多くの時間を要しておりました。
そこでZoho Dateprepを使用することで、事前のデータ作業は必要無くインポートするだけで処理が完了するようになりました。
このように、Zoho DataPrepを使用することで、データ成形などの単純作業の自動化を実現し、担当者の業務工数削減に繋がります。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。