.png)
ZohoCRMを導入済みの企業にとって、FAXとの連携は業務効率化と顧客対応の向上に大きく寄与します。本記事では、ZohoCRMとFAXの連携方法とその利点について詳しく解説するとともに、デジタル時代におけるFAXの位置づけと業界別の利用状況についても触れます。
FAXは1960年代に登場して以来、ビジネスコミュニケーションの一部として広く利用されてきました。当初はアナログ回線を使用していましたが、1980年代にはデジタル化が進み、送信速度や画質が大幅に改善されました。現在ではインターネットを介したIP-FAXが主流となり、利便性がさらに向上しています。
電子メールやクラウドストレージの普及により、ビジネスコミュニケーションはデジタル化が進んでいます。しかし、医療、製造業、行政機関などの特定の業界では依然としてFAXが重要な役割を果たしています。これは、法的要件やコンプライアンス、データのセキュリティとプライバシー、原本の品質保持、アクセシビリティなどの理由によるものです。
FAXは、従来よりビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を担ってきました。しかし、近年では、電子メールやクラウドストレージの普及により、デジタル化が進んでいます。そのため、法的拘束力のある文書の送受信においては、FAXよりも郵送や手渡しが選択されるケースが増加しています。これは、FAXによる送信では文字のかすれや品質の低下が発生する可能性があること、また、郵送や手渡しは受取確認が確実に行えるため、信頼性が高いとされているためです。
一方で、近年では、ネット上で契約を行うデジタル契約書サービスも普及しており、これらのサービスは法的に有効であり、セキュリティも高いとされています。これにより、FAXの利用は減少傾向にありますが、医療、製造業、行政機関などの特定の業界では、依然として重要な手段として利用されています。
ZohoCRMを導入済みの企業にとって、FAXとの連携は以下のような課題を解決します。
ZohoCRMとFAXを連携させるには、以下の手順で進めます。
Zohoで関数を書くには、Delugeスクリプト言語を使用します。 この関数はFAXのAPIを使用して、FAXを送信するための処理を行います。 まず、FAXのAPIドキュメントを確認し、APIの使用方法や必要な要件を理解します。
FAX APIの使用方法を確認し、必要なエンドポイントや認証情報を把握します。 APIのドキュメントには、リクエストのフォーマットや必要なパラメータが記載されていますので、それに従ってZoho側の関数を作成します。
Zoho CRMの詳細表示タブやリストのページにボタンを配置します。 このボタンを押すことで、先ほど作成した関数が呼び出され、FAXを送信する処理が実行されます。
Zoho CRMの設定から、詳細表示タブまたはリストビューにカスタムボタンを追加します。 ボタンを押すと、上記の関数が実行され、指定された番号にFAXが送信されます。 これにより、Zoho CRMから直接FAXを送信することが可能になります。APIの詳細やエラー処理などは、FAXのAPIドキュメントを参照しながら実装を進めてください。
ZohoCRMとFAXを連携させることで、顧客情報や契約書などの重要な書類を、迅速かつ確実に送信することができます。例えば、営業担当者が顧客との契約をまとめた後、すぐにFAXで契約書を送信し、署名を得ることができます。これにより、契約のスピードアップと紛失リスクの低減が図れます。
FAXの送信履歴がZohoCRMに自動的に記録されるため、営業担当者は送信状況を簡単に確認できます。例えば、顧客に見積書をFAXで送信した後、ZohoCRMの顧客情報画面で送信日時や送信先の番号を確認できます。これにより、送信漏れや二重送信を防ぎ、業務効率化につながります。また、送信履歴データを活用して、顧客とのコミュニケーション頻度や反応状況を分析することもできます。
なお、FAX送信機能を利用するには、ZohoCRMとFAXサービスを連携させる必要があります。連携方法は、利用するFAXサービスによって異なりますので、各サービスのドキュメントを参照してください。
ZohoCRMとFAXの連携は、業務効率化と顧客対応の向上に大きく貢献します。FAXは、デジタル時代においても医療や法務などの業界で重要な役割を果たしており、ZohoCRMとの連携により、その利点を最大限に活かすことができます。自社のニーズに合ったFAXサービスを選択し、ZohoCRMとの連携を検討することをおすすめします。
導入をご検討の方、詳しくは一度無料相談にてお気軽にご相談ください。
サービス内容についての資料もご用意しております。