複数のメール アドレスをまとめて管理できるクラウドツール！Zoho Teaminboxとは

ビジネスチームのメール管理効率を向上させる革新的なツール、Zoho TeamInboxについてご紹介します。このブログでは、Zoho TeamInboxの機能や利点、実際の利用シーンなどについて詳しく解説します。

Zoho TeamInboxとは何か？

Zoho TeamInboxは、ビジネスチームが効率的にメール共有し、タスクを管理するためのオールインワンのチームコラボレーションツールです。伝統的なメールやチャットツールとは異なり、Zoho TeamInboxはメールの把握漏れを防ぎ、チームのコミュニケーションを整理し、優先順位付けを行うことができます。

主な機能

Zoho TeamInboxには、以下のような主な機能があります。

• メールボックスの統一化
  • 自社で持っている複数のメールアドレスを1つのボックスとして管理する事が出来ます。担当者は複数のメールを確認する手間を省く事が可能です。
• メールの自動整理とタスク管理
  • 受信メールを自動的に整理し、担当者の割り当てや、タスクの割り当てをすることができます。
• チーム内コミュニケーションの効率化
  • メールに対する返信やメモを記録することができ、チームメンバーとのコミュニケーションをリアルタイムで行えます。その結果迅速な意思決定を促進します。
• CRMとの連携
  • Zoho CRMと連携することで、連絡先に対するメール対応を全て記録として残す事が可能です。

他のZohoアプリとの主な連携

Zoho TeamInboxは、主に下記のような連携が可能です。

• CRM
  • Zoho TeamInbox上でCRMのデータを検索することが可能です。
  • Zoho CRM上から、Zoho TeamInboxの記録を確認が可能になります。
• Desk
  • 過去の問い合わせ内容や、連絡先情報を確認することができます。

導入の手順

Zoho TeamInboxを導入する手順は以下の通りです。

1. Zoho TeamInboxの公式ウェブサイトにアクセスし、無料トライアルにサインアップします。

※14日間無料で試用可能

2. 設定よりチームを作成し、受信ボックスを作成します。

3. 受信ボックスに対して、連携するメールをchannelとして割り当てます

※連携方法は下記の3種類となります。

・転送

・POP

・IMAP

4. メールの自動整理やタスクの割り当てなど、必要な設定を行います。

自動化可能な業務例

・メッセージ内容を元に、担当者を割り当てる

・メール返信時に、上司へ通知する。

・CCに特定のメールが含まれている場合は、タグを紐づける

事例紹介

とある企業では事業別にメールアドレスを持っており、担当者はそれぞれのメールアドレスに個別でアクセスし、管理をしていました。しかし、事業が拡大するにつれ、アカウントを切り替える手間の発生や、メールの担当が不明で対応漏れが発生するなどの問題が起こります。

そこでZoho Teaminboxを導入することで、Zohoにアクセスするだけで全てのメールを確認でき、担当者は自動で割り当てられたメールを対応するだけで処理が完了するため、大幅な業務工数の短縮が可能となりました。

まとめ

Zoho TeamInboxは、ビジネスのチームコラボレーションを効率化し、生産性を向上させるための優れたツールです。特にZoho ONE利用者は無料から導入が出来ますので、ぜひ検討してみてください。

参考文献・リンク

• Zoho TeamInboxの公式サイト：リンク
• Zohoの他の製品に関する情報：リンク

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