「そもそも、CRMってどんなことができるの？」
「具体的な業務例を見てみたい。」
そんな方々のために、具体的な業務自動化の例を解説していきます。
そもそも、ZOHO？CRM？という方はこちらから
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１．自動化する業務
今回は実際に”西日本DXフェア2022”で弊社が使用したものを解説させていただきます。
具体的な内容としては、
「名刺読み取り」→「データを保存」→「お礼メールの送付」
という一連の流れを自動化していきます！
２．実際のZOHO CRMの操作画面！
(１)ZOHO CRMでワークフローを作る！
ワークフローとは「業務の流れ」のこと。
まずはZOHO CRMへログインしましょう！
右上の歯車のマークから設定画面へ入りましょう。
「自動化」という項目から「ワークフロールール」を選択しましょう！
そうすると、今まで作成したワークフローが一覧として現れます！
一度作成したものもこちらから修正できるので、適宜編集しましょう。
今回は一から作成するので、「＋ルールを作成する」から作りましょう。
こんな画面が出てきますが、下記の通り入力しましょう。
（タブ）
どの情報を使用するか選択します。
今回は「見込み客」を選択します。
（ルール名）
自分がわかりやすい名前をつけましょう。
（詳細情報）
このフローの説明をつけておくと、
後から見たときにわかりやすいです。
ここは入力しなくても大丈夫です。
実際のワークフローを作成していきましょう。
まず、日時（いつ実行するか）を選択します。
今回は見込み客が作成された時なので、
「データ操作」→「作成」を選択します。
次に条件を選択します。
ここで条件を設定すれば一部の見込み客だけを対象とすることができます。
（例：本社が福岡県にある会社のみ）
今回は「すべての見込み客」を選択します。
さて、ここまでで「すべての見込み客が作成された時」という条件が設定されました。
あとは実際に何を行うかを設定します。
今回はメールを送信しますので、「メール通知」を選択します。
既存のテンプレートがでてきますが、「＋メール通知を作成する」を選択します。
ここでは、誰にどの文章を送付するのかを選択します。
下記の通り設定ができたら、「保存して関連付ける」を設定します。
（名前）
今回の処理の名前です。
メール内容がわかりやすいようにつけましょう。
（宛先）
どのデータを宛先とするかを設定します。
今回は担当者のメールアドレスを割り振っています。
（メールテンプレート）
今回はあらかじめ用意しておいたメール文章を使用します。
テンプレートがない場合は、一から文章を打ち込む必要があります。
以上で、見込み客が登録されるとメールが送付されるようになります！
次は、名刺を自動で見込み客へ保存するアプリの設定を行いましょう！
(２)CardScanner(名刺読み取りアプリ)と連携する！
アプリのダウンロードはこちらから
まずは上記からアプリを取得してください。
アプリを開くと、説明の後、早速読み取れるようになりますが、まずは設定を行いましょう。
右下の歯車のマークを選択し、ＺＯＨＯにログインしましょう。
連携が終了したら設定完了です！
では実際に動くか試してみましょう！
(３)実際に動かしてみよう！
まず、CardScannerで名刺を読み取ってみましょう！
名刺内の情報が自動で入力されるので保存しましょう。
そうすると、ZohoCRMの見込み客にも保存されています！
今回は私自身の名刺で試したため、メールも私あてに届いています。
３．終わりに
業務の自動化というと、プログラム言語をカタカタと打ち込んでようやく可能であるというイメージも強いと思います。
ただ、今回の流れでわかるように、簡単に構築でき、そして、業務の簡略化が可能です。さらに見込み客へ早急にアプローチを行うことができるため、顧客へつながる可能性も高くなります。
弊社ではそんなZOHO CRMの導入支援、コンサルティングを行っています。
無料相談等も受け付けていますので、何かありましたらご連絡ください！
福岡でZOHO CRM導入支援、コンサルティングなら株式会社etikaへご相談を
CRMサポートセンターのZohoCRMの導入支援内容を是非御覧ください。
