2023-01-06

Zoho CRMのコマンドセンター機能の使い方について

地方の中小企業におけるIT導入や活用コンサルティングを提供する株式会社etika(エティカ)CRMサポートセンターです!

今回はZoho CRMで使用出来る機能の一つである「コマンドセンター」についてご説明します。

過去のZOHO CRM機能紹介記事は下記よりご確認ください。

Zoho CRMのブループリント機能の使い方について
ZOHO CRMとコールコネクト(ブラウザ電話システム)を連携してインサイドセールス業務を効率化!
ZOHO Campaignsを使用した自動メール送信の設定について
展示会やイベントでの名刺交換時のお礼メール送信を自動化をZOHO CRMで実装してみた

コマンドセンター機能とは?どのような時に使える?

コマンドセンター機能はプロセス管理に役立つツールとなっています。

特に幅広い業務(複数の部署にまたがる業務)のプロセスを一元管理するのに適しています。

例えばA部門が処理を完了すると、B部門が次の処理を行う。そしてB部門の処理が完了すると、次はC部門へ...

このように処理が幅広くまたがると、手順が複雑になってしまいます。その結果、情報共有の行き違いや、抜け漏れ、遅延といった問題が起こってしまいます。

コマンドセンターを使用することで、部門間連携の強化、進捗状況の見える化による詳細分析も可能となります。

ブループリント機能との違いとは?

プロセス管理と聞いてピンときた方もいるかもしれませんが、先日の記事でもお話した通り、ブループリント機能と同じような内容に聞こえてくるかもしれません。

主にブループリントは単一のタブで完結する業務において効果を発揮します。

例)「見込み客」タブ内でのステータス変更。

対してコマンドセンターは複数タブの業務において効果を発揮します。

例)「見込み客」タブで特定の操作を行う→「タスク」の作成→「タスク」完了で「見込み客」を「連絡先」に置換する。

ZOHO CRMのブループリント×コマンドセンター比較表

コマンドセンターの設定方法

コマンドセンターの構成

コマンドセンターは大きく分けて2つから構成されています。

〇状態

 データが今どの段階にあるのかを表す箱を作成します。

 一つ一つの状態はタブの関連付けが必須となっています。

 タブでいうところのステータスと同様のイメージです。

 また、状態にあるデータには、一定期間毎にメールを送信するなど、繰り返しの処理を設定することも出来ます。

〇遷移

 状態と状態を繋ぎます。

 条件を設定することで、その条件を達成した時に次の状態へ自動的に遷移します。

 また、遷移の際にメール送信やタスク作成などの処理を設定することも出来ます。

ZOHO CRMコマンドセンターの状態と遷移の説明

今回の設定内容

今回自動化する内容は、下記のながれとなります。

ZOHO CRMコマンドセンターの業務フロー説明

コマンドセンターの作成

では実際に設定を作成していきましょう。

設定画面より、「コマンドセンター」を選択し、新しく作成しましょう。

ZOHO CRMコマンドセンターの場所説明

早速状態1を作成していきましょう。

状態名と種類を入力します。種類は既存のタブから選択する形となります。

ZOHO CRMコマンドセンターの状態追加画面の説明

これで全体画面に状態が追加されました。

次にこの状態に移行する条件を遷移で作成しましょう。

矢印の間にある+を選択します。

ZOHO CRMコマンドセンターの遷移の追加方法

どのタイミングで状態1へ移行するのか、実行のタイミングを設定する必要があります。

様々な実行タイミングから選択出来ますが、今回は連絡先が作成された時に移行するので、それを選択します。

また、レイアウトによる条件も設定出来ますが、今回はすべて標準とします。

ZOHO CRMコマンドセンターの遷移追加画面説明

同じ要領で状態2も作成します。

状態2では移行した後にメールを送付するので、メール送信処理も設定します。

状態作成後、処理タブよりすぐに実行する処理のメール送信を選択します。

ZOHO CRMコマンドセンターの状態の処理設定画面

また、状態1は最初から矢印が繋がっていましたが、2つ目移行は自分で繋げる必要があります。

状態1からドラッグ&ドロップで引っ張ってきましょう。

ZOHO CRMコマンドセンターの遷移を繋ぐまでの説明画面

こちらも同様に遷移を作成します。

今回のトリガーは、状態1で送付したメールが開封されたときなので、メールの開封を選択します。その後特定のメールを選択し、状態1のメールを下記のように選択します。

ZOHO CRMコマンドセンターの遷移実行タイミングの設定画面

そして最後に連携するタスクを自動生成する処理を行う必要があります。

状態1では、そもそも連絡先を作成することをトリガーにしていたので問題ありませんでしたが、状態2ではメール開封をトリガーにしています。

そのままにしてしまうと、連携するタスクが存在しないため、エラーとなってしまうためです。

ZOHO CRMコマンドセンターのタスク作成の画面説明

最後に状態3と遷移を作成すれば完成です。

状態3で気を付けるとすればトリガーの条件です。

タスクが完了となった物をトリガーとする必要があるため、遷移にその旨設定します。

ZOHO CRMコマンドセンターの商談の条件設定画面説明

実際の運用テスト

状態1

まず連絡先を作成すると、状態1へ移行されます。

それと同時に連絡先メールアドレス宛てにメールが送信されます。

※顧客データが現在どの状態にあるかを確認する際は、各データから確認出来ます。(下記参照)

ZOHO CRMコマンドセンターの状態確認画面

状態2

メールが開封されると、タスクが作成されました。

ZOHO CRMのタスク画面

そしてこちらも同様に状態の記載があります。

あとはこちらのタスクが完了したら、「タスクを完了する」を選択して、ステータスを「完了」に変更しましょう。

ZOHO CRMのタスク詳細画面

状態3

無事上記をトリガーに、商談が作成されました。

ZOHO CRMコマンドセンターの商談画面

まとめ

このように、複数タブをまたぐ処理を自動で行うことができるのがコマンドセンターという機能となります。

自動で様々な処理を行うことができるため、大幅な業務の簡略化を行うことができます。

また、ブループリント機能等と併用することでより幅広い業務に対応するフローの作成も可能です。

豊富な機能を最大限活用するならご相談を!

Zoho CRMは他にも作業を自動化するための機能がたくさんあります。ただ、多機能に渡るが故に学習コストは膨大にかかってしまいます。

そこで一度コンサルティングパートナーにご相談いただくのが一番です。弊社はZoho CRMの機能についても実績豊富に対応しております。

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本記事の監修

株式会社etika代表取締役 宮村佳祐

株式会社etika 代表取締役

宮村佳祐

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