お客様と事業の概要
ICS sakabe様は福岡県北九州市に本社を置く電機設備の設計・製作・工事・試運転調整・保守修理業務をおこなう企業様です。
ICS sakabe様のサービスの一つとして、製造業の企業様が産業用ロボットを使うための安全特別教育という講習を行っており、
この受講者をWebサイトから申し込み受付け、来場管理を行っています。
今回、この受講者が順調に増加するに伴い、受講者受付から来場管理における業務や管理工数が増大するという課題があり、
当社でZohoCRMを中心として本課題を解決するための支援をさせていただきました。
なお、別の記事で本受講者のWeb上での集客支援についての事例記事も掲載しております。
製造業向け講習サービスの申し込み数 4倍以上を達成！【ICSsakabe様】
セミナー受付から来場までの管理業務における課題
元々、セミナーの受講希望者をWebサイトで集客し、フォームで受講希望者の情報をCRMに取り込んでいましたが、受講者増加に伴い、以下のような課題が顕在化してきました。
①参加日程を個別に調整する工数が増大
元々、Googleカレンダーを埋め込み、開催日程と空き状況を公開したうえで、
お客様の希望日程を複数フォーム入力していただき、
参加人数や駐車場の数を勘案したうえで、参加日程を個別に調整していました。
受講者が増えるに伴い、この調整工数が増大しました。
②請求書や受講票発行の手間
本講習は有料講習のため、請求書の事前発行と入金、
入金された方への受講票発行が必要になります。
このためにExcelのフォーマットで請求書を作成、
受講票の作成を行っていましたが、この手間も増大していました。
③参加まで業務進捗管理が属人化
申込者に対しての業務進捗管理が属人化し、申込者Aさんは請求書発行して入金待ち、
申込者Bさんは入金済、等の情報の把握が一部の担当者に依存する形になっていました。
その担当者でなければ業務が進まない形になってしまっておりました。
前述のような課題が顕在化したとともに、受講者数を更に増やす計画であったため、本業務効率化を解決する必要がありました。
課題の解決方法
上記課題に対して、解決するために抑えるべきポイントがいくつかありました。
①日程の個別調整の手間を無くす
元々空いている日程や空き枠状況を公開し、
その枠の範囲で申し込みを受け付ける方式にすることで、
申し込み後に空き枠や受講者の希望時間を勘案した
個別調整を不要にするというアプローチを検討しました。
②請求書や受講票の作成工数を低減する
申し込みを行った方のデータを直接請求書や受講票に差し込んで
帳票発行と送付ができるようにし、個別に書類を作成する手間を
削減する方法を検討しました。
③担当者に依存しない業務管理
申し込み者のステータスを可視化・共有化し、
各受講者に対して次に何をすべきか、今まで何をしたのかが
明確になる状況を作る必要がありました。
ZohoCRMとSuperSaaSの組み合わせで課題解決
今回、上記ポイントを抑えるために、予約受付SaaSであるSuperSaaSとZohoCRMをAPI連携し、課題解決を行いました。
実際に本施策によってできるようになったことは以下です。
・受講希望者は空き枠やスケジュールに対して直接申し込みを行うことができるようになり、個別の日程調整が不要になりました。
実際の受付ページは以下です。以下のリンクの通り、
空き日程・空き状況を確認のうえ、申し込みができるようになっています。
・申込者のデータを差し込んだ請求書や受講票の発行・送付をZohoCRM上で行うことで個別の書類作成の手間がなくなった
以下の画面のように、申込者ボタンから請求書発行送付が直接行えるようになりました。
・申込者のステータスをかんばんビュー形式で確認し、会社内で共有し、
メールの送付履歴も関連付けることで、セミナー受付業務を組織内で共有化できた。
以下の画面のように、どのステータスにどの申込者が滞留しているかを
視覚的に確認できるようになりました。
こちらのSuperSaaSとZohoCRMとの連携については別途詳細記事をアップしております。
ぜひこちらも御覧ください
Super SaaSとZoho CRMを連携して予約受付してみた
お客様の声と当社による支援について
お客様からは「業務工数が下がったのはもちろんのこと、業務が定型化・共有化されたことが良かった」とお喜びの声を頂いております。
本事例でご紹介の通り、有料セミナーや講習を定期的に開催されている事業者様においては、
申込者や来場管理が大きな業務負担となっているケースがおおいかと思います。
今回はSuperSaaSとZohoCRMを組み合わせた解決でしたが、お客様の業務課題に合わせた組み合わせとZohoCRMのカスタマイズで、
業務工数の低減に有効なご提案ができますので、類似の課題でお困りの企業様は是非ご相談ください。
